Создайте папку года, внутри отдельную папку для каждого человека и учреждения. Название файла начинайте с даты: 2026-08-28_справка_спортшкола.pdf. Слова "скан новый последний" через месяц ничего не объясняют.
Сканируйте полностью
Сохраняйте все стороны документа, включая пустую оборотную, если на ней есть печать или отметка. Проверьте резкость имени, номера и подписи. Оригинал после сканирования сразу возвращайте в подписанную бумажную папку.
В таблице отметьте, кому документ выдан, срок действия и куда отправлен. Не храните паспортные данные в общей семейной переписке и не рассылайте лишние страницы.
Две копии
Рабочий архив можно держать на компьютере, вторую защищенную копию на отдельном носителе или надежном хранилище. Откройте несколько файлов из копии и проверьте восстановление.
Раз в месяц удаляйте случайные дубли, но не уничтожайте документ только потому, что закончился учебный год: сначала проверьте сроки хранения. Порядок нужен не ради идеальных папок, а чтобы нужная справка находилась за минуту.
